5月に第一回 を開催した SharePoint / ShaerPoint Online のユーザー会「Japan SharePoint Users’ Forum」ですが、8月28日（木曜）に第二回を開催します。参加者募集中です。

このユーザー会は「なにかと一人で悩むことになりがちな SharePoint 担当者同士の情報交換ができればいいな」という、私自身の問題意識をベースに、ADS様、AvePoint様、そして Microsoft 様にご協力頂いて開催しています。そのため、いわゆる「セミナー」ではなく、ディスカッション（意見交換）が中心で、人数もそれを前提に制限しています。

なにぶん、あまり他に無いタイプの集まりなので、第一回はどうなることか（シーンとなったらどうしよう）と少なからず心配だったのですが。幸い、参加頂いた方々から活発な発言を頂け、むしろどうまとめるかに苦労しました。嬉しい悲鳴ですね（笑）本会の後の懇親会も、ぶっちゃけトークでかなり盛り上がりました。むしろ懇親会の方が本番、という声すら。

詳しくは前回同様、弊社リリース にまとめてありますので、参照してください。なお、前回の案内、前回の開催報告　もあわせてどうぞ。

第二回は 8/28（木）の開催です。すこし先になりますが、定員は多くないのでぜひ早めに参加申し込み頂けると嬉しいです。前回も、何社さまか参加をお断りさせていただかざるを得ませんでした。

ちなみに、今回は Microsoft 公式の SharePoint 関連イベントページにも掲載頂いています。ちょっと嬉しいです（笑）

お申し込みは、上記リリースから！お待ちしてます。

SharePoint 2013 でひそかに（？）行われた仕様変更のひとつです。セキュリティ的には正しいのですが、社内利用する上ではいろいろ不便だったりします。

SharePoint 2010 までは、リッチテキストに「¥¥」からはじまる UNC パス、あるいは「file://」形式でリンクを挿入すれば、ローカルのファイルやフォルダをリンクして開くことが出来ました。これはファイルサーバーと SharePoint を併用している場合に重宝するので、実際に利用されている方は多いです。

しかし、やはりセキュリティ的に問題がある、という判断でしょうか。SharePoint 2013 ではこれが利用できなくなりました。SharePoint Online でも同様です。

SharePoint 2013 のリッチテキストに file:// リンクを挿入しようとします。

とりあえず［OK］します。

一見、ちゃんと挿入されたように見えます。
ソースを確認しても、きちんと file:// がリンクとして記述されています。
しかし、これを保存すると…

残念ながらクリックしても反応しません。

改めてアイテムを編集し、再度、ソースを確認すると、A タグの中が綺麗さっぱり消されています（余計なことを…笑）

これは SharePoint 2013 の仕様なので、どうしようありません。
一応の迂回策としては、「ハイパーリンク」列を使うのですが…あれ？？？
リンクをクリックしても開きません。

ハイパーリンク列の値にすると、file:// が消されることは避けられます。ただ、このあたりはまだ確証が取れていないのですが、どうやら SharePoint Online については、このリンクすらブロックされてしまうケースがあるようです（ウチのテナントで発生）。

こうなると、更なる迂回策としては、HTMLベースのリダイレクトしかないですね。しかし、個々にリダイレクトページをつくるのは少々現実的ではありません。汎用的につくるなら、リダイレクト用のページを用意して、そこに URL のパラメーターとしてローカルパスを渡し、JavaScript でローカルにリダイレクトする、とまあ、ギリギリ、エンドユーザーさんでも運用が回るんじゃないでしょうか。

なお、この問題については良い話（？）もあり。
どうやら最新の Hotfix（kb2882987）で修正されるようです。

Assume that you add a multiple lines of text column to a SharePoint list. You create a new list item and add a hyperlink to a URL by using a file:// protocol or a Universal Naming Convention (UNC) path. When you save the list item, the URL value is removed silently.
http://support.microsoft.com/kb/2882987

この Hotfix は、やはり最新の 2014年7月の SharePoint Server CU に含まれています。

July 2014 CU for SharePoint 2013 has been released
July 8, 2014 Cumulative Update for SharePoint Server 2013 package

もちろん、出たばかりの CU なので適用するかどうかは慎重にご判断ください。

ただ、気になるのは SharePoint Online の扱いですね。基本的に CU は Online に先行して適用され（ついでにその結果からバグも解消され）、そのあとオンプレミスだと認識していたのですが…クラウドではやはりセキュリティ上の観点から、この fix は適用しない、という判断はあり得る、のかもしれません。

参考：sharepointのリストでリンク先が消える

http://community.office365.com/ja-jp/f/329/t/244124.aspx

SharrePoint を活用する上で厄介なのがこの「5000件問題」です。ひとつのリスト/ライブラリに登録する情報は 5,000 件以下に抑えてね、という話なのですが、必ずしも「絶対的な制限」でないのがヤヤコシイところ。実際にライブラリに 5,000 以上のファイルをアップロードするとどんな問題が生じるのか？ SharePoint Online のライブラリで確認してみました。

この「5,000 件制限」について、公式の情報は以下になります。

Software boundaries and limits for SharePoint 2013

List view threshold 5,000
Specifies the maximum number of list or library items that a database operation, such as a query, can process at the same time outside the daily time window set by the administrator during which queries are unrestricted.

SharePoint Online: software boundaries and limits

Site collection quota limit
Up to 1 TB per site collection. (25 GB for a trial).5,000 items in site libraries, including files and folders.The minimum storage allocation per site collection is 100 MB.

SharePoint 2013 と SharePoint Online で扱いが微妙に違いますね。SharePoint 2013 では単なる「技術的なしきい値」ですが、 SharePoint Online では明確な「制限」としてのニュアンスで記述されています。

これはおそらく、SharePoint 2013 においてはこの「5,000」というしきい値を、システム管理社が全体管理の設定で変更できるのに対し、Online ではそれができない、つまり「5,000」が実質的に定的な制限であることに関係しているかと思います。

なお、SharePiont 2013 の boundaries and limits には、ライブラリあたり 3000 万ファイルまでサポートされることが明記されています。三千万…実質無制限ですね、コレ。

SharePoint Online には関連する記述が無いのですが、上記で「5000迄」と明記されてしまっていることもあり、果たして SharePiont 2013 に準ずると考えて良いのか、悩ましいところです。とはいえ、技術的には問題ない、と考えてしまって良いでしょう。

Documents 30,000,000 per library Supported
You can create very large document libraries by nesting folders, or using standard views and site hierarchy. This value may vary depending on how documents and folders are organized, and by the type and size of documents stored.

つまり、ライブラリには 5,000 以上のファイルがきちんと入る、ということです。では何が問題なのか？というと、5,000 ファイル（厳密にはフォルダもひとつの item なのでファイル＋フォルダ）を 越えたときから、いくつか SharePoint の機能が制限されることにあります。

情報としてはこのスライドが非常に解りやすいです。
SharePoint 2010 ベースのお話ですが、基本は変わってません。

参考：SharePoint Online で最近の困った。 大きなリストのお話。by Hirofumi OTA,

技術系の方は、このあたりが List view threshold 5,000 って何？という点で参考になるかと思います。

参考：Working with Large Lists in SharePoint 2010 – List Throttling

さて。実際にライブラリに 5,000 ファイルを登録すると、何ができて何ができないのか？SharePoint Online のサイトに作成したライブラリで確認してみましたので、以下、簡単に列挙しておきます。

まず、制限されること：

• 配下に 5000 アイテム以上を持つフォルダの名前が変更できなくなる。
• 配下に 5000 アイテム以上を持つフォルダの権限の継承を切れなくなる。
• 配下に 5000 アイテム以上を持ち、固有の権限が設定されたフォルダは、権限の再継承（固有の権限の削除）ができなくなる。ただし、権限の変更は可能。
• ライブラリの URL が変更できなくなる（SharePoint Designerを利用）
• ビュー：5000アイテム以上がフィルタ条件に該当するビューは表示されなくなる（既にある場合。新規作成はできなくなる）。フォルダ無視のビューを作成していると該当しやすい。アイテムの制限（ページング）は有効な場合と無効な場合がある。
• 列の追加（一部）。例：集計値が追加不可。
• エクスプローラーで開く（WebDAV）でライブラリを開いた際、同じレベルに 5,000件以上のアイテムがあると何も表示されない。

一方、問題ないのは：

• ファイルの GUI ベースのアップロード/ダウンロード/編集
• ファイルやフォルダの削除、ゴミ箱からの復元
• ライブラリの削除、ゴミ箱からの復元
• クイック編集（ファイル/フォルダ名の変更は上記条件に該当する場合不可）。
• ビュー：ひとつのフォルダのひとつのレベルに 5,000 ファイルがあっても、ページング（デフォルト30）でページあたり5,000 未満に抑えられていればOK
• 列の追加（一部）。例：一行テキストは追加可能。

現象だけをおいかけていくと、かなりややこしいですね（苦笑）
ようは、5,000件を越えるデーターに一括で参照や更新が行われる処理がアウト、ということなんですが…そんなのユーザーには解りません（汗

基本的には、5,000件を越えても構わないのだけど、それが予想されるライブラリは事前に設計や権限設定をすべて完了させておいて、あとは設計や権限に触らない。逆にそれが難しいのなら、5,000 を越えないように運用すること、ということになると思います。

おまけ：
ビューで「このビューは、管理者が設定したリスト ビューのしきい値 (アイテム 5000 個) を超えるため、表示できません」エラーが発生すると、リボンもすべてグレーアウトします。しかしこれに騙されてはいけません！（笑）実は、どのボタンもきちんと動作するので、慌てず［ライブラリの設定］をクリックして管理画面を開き、ビューの設定を変更しましょう。

私もときどき登壇させて頂いている有志の Office 365 勉強会ですが、第９回が 8/2（土）に開催されます。今回は「開発」がテーマです。この勉強会、最近は毎回大盛況で、実は今回もあと数人で満員だったりします（ご紹介おくれてすいません…）

基本的にこの勉強会はオールレンジ/ノンジャンルだったのですが、どうしても少なくなりがちな開発系の話しが聞きたい、というフィードバックも結構あり、今回は「開発」中心として開催することになりました。

この機会に、是非！

第９回 Office365勉強会

OneDrive for Bussinees の実体は SharePoint 2013 の個人用サイトのドキュメントライブラリです。その点で無償サービスの OneDrive とは全く違います。ただ、SharePoint Online の個人用サイトはかなり特殊な扱をされていて、たとえば容量が他とは別計算だったりするため、その扱いがいまひとつ解りにくいんですよね。確認してみました。

まず最初に結論から書いてしまうと。

1.個人用サイトの最大容量（クォータ）は 1TB（現時点） 。
2.この容量はテナント契約（10GB + 500MB/user）とは別枠。
3.この容量は変更不可（減らすことも増やすこともできない）。
4.容量の確認は、各個人用サイトの「記憶域メトリックス」からのみ。
5.現在、この記憶域メトリックスが障害をおこしている。

個人用サイトの容量（クォータ）はつい最近まで 25GB でした。この数字も、半年程まえに大拡張された結果だったのですが、そこから更に拡大され 1TB になりました。クラウドの暴力ですね（笑）

Thinking outside the box
First, we will be increasing OneDrive for Business storage from 25GB to 1TB per user.
Second, all Office 365 ProPlus customers will get 1TB of OneDrive for Business storage per user as part of their Office 365 ProPlus subscription.
Third, we’ll help organizations migrate data from their existing solutions to OneDrive for Business

ただ、少々わかりにくいのが、この容量の扱いです。公式情報を見ても「個人用サイトの容量が 1TB 」と「OneDrive for Business の容量が 1TB 」という記述が混在していて、実際に何の容量が 1TB で、その扱い（契約時のテナント容量との区別）はどうなるのか、について、いまひとつ確証が持てませんでした。

結局、サービスリクエストで確認して（1）〜（3）の回答を頂きました。

次に（4）について。以前は、SharePoint 管理センターからテナント管理者が各ユーザーに容量を割り当てる形式だったのですが（下動画参照）、現在、この画面は存在しません。どうも 25GB へのアップデートの時期に消えてしまったようです。

現在は、個人用サイトの容量（現容量と再大容量）については、各ユーザーの個人用サイトで、［サイトの設定］から［記憶域メトリックス］で確認するしかないみたいですね。まあ、確かに 1TB もあってそれが契約外なら、管理する必要もないのかもしれませんが…管理者としては、ちょっと不便かと。

ただ、実はその記憶域メトリックスも現在、ちょっと障害を起こしているようです（5）。現在の容量、およびクォータの値が正しく表示されていません。最大 1GBしか無いことになっています（笑）が、下の画面を見てもらうと、既にドキュメント（OneDrive for Business ライブラリ）に 7GB が入っているのがわかると思います。

この点については、すでに Office 365 側でも把握していて、対応中、とのことでした。

以前のエントリで紹介した Office 365 の大型新機能（サービス）である「オスロ」が「デルヴ」と名前を変え、いよいよ正式サービスインです。現時点では先行リリース設定をオンにしている E プラン（の更に一部）のみですが、来年早々には全対象テナントに展開される見込み。

Office Delve（デルヴ）については投稿「Oslo（オスロ）はつまり検索の大強化。ただし当面 Office 365 限定」をどうぞ。

簡単にまとめると、Outlook（Exchange）、Yammer 、SharePoint などから、その人が普段、誰と頻繁にメールをやり取りし、よく会話し、どのサイトにアクセスし、何のファイルを編集し…といった情報を収集、解析し、いわゆる「ソーシャルグラフ」的な分析に基づいて「そのユーザーが今見るべき情報」をプッシュ表示してくれる仕組みです。ある意味、Facebook のタイムラインに似ていますね。

Z-net さんの日本語記事：
MS「Office 365」ビジネスユーザーにパーソナライズ検索の「Office Delve」を提供開始
公式情報はこちら（英語）：
A milestone for Office Delve

現時点では、あくまで「先行リリース」で、この設定（管理ポータルの セービス設定＞リリース）をオンにしている E プラン契約のテナントにのみ、順次展開されているようです。

ナビゲーション（スイートバー）に Delve の文字が…

ただ、このリンク開こうとすると［このページにアクセスする権限がありません］と表示されてしまうケースも沢山報告されています。まあ、リリース直後ですからね。もう少し待った方が良さそう。

とりあえず Delve の感じをつかみたい方は、こちらのレビュー動画がおすすめです（英語）。
Sharegate Blog by by Benjamin Niaulin
Review of Microsoft Office Delve for SharePoint Office 365

先行リリース以降の正式展開については、上の公式情報によると、Eプランについては 2015年の頭までに順次展開。それ以外のプラン（PやM）については、2015年1月から始まるリリースでの展開になるようですね。

Q. When will Delve be rolled out to all customers?
A. Delve will roll out to Office 365 customers in phases, first to customers that have elected to receive significant Office 365 service updates at first release, an opt-in program. Following that, Delve will roll out to all Office 365 customers over several months in standard release, the default option for Office 365 customers. We expect Delve to roll out to all eligible Office 365 customers by early 2015. For the Office 365 Business Essentials, Business Premium, Small Business, Small Business Premium and Midsize Business customers, first release rollout will begin in January 2015.

さて、この Office Delve。個人的には非常に期待している機能です。僕自身は SharePoint 2007 の頃からいちユーザーとして「検索は個人毎にパーソナライズされた結果が必要」「いや、日本では部署ナライズが最適かもしれない」という想いがあったのですが、この Office Delve で遂にそれが実現するかもしれません。さらに純粋な「検索」とは違い、プッシュ型の情報発信です。これが本当に上手く回れば、情報把握や情報伝達の範囲、その効率、という点でオフィスワークに革新が起こるかも？

もちろん、これあくまで可能性の話。いきなりそうはならないでしょう（苦笑）特に日本語や、日本的なワークスタイルに Office Graph による解析がどこまで精度を発揮できるか？はまだ未知数。少しづつ改善されてゆき、ある程度「完成」となるのは数年後ではないかと見ています。その間、オンプレミスへの適応がどうなるかも気になるところですね。

いまのところ、まだポテンシャルに期待、という段階ですが、引き続きこのサービスを注視してゆきたいと思います。

参考：
idea.tostring();
Office Graph と Office Delve の先行リリース開始と関連する情報まとめ

SharePoint 2013 の新機能で、非常に便利な「サイトメールボックス」ですが、SharePoint Online では残念ながら外部ユーザーがサイトメールボックスを参照することは出来ません。

サイトメールボックスは、ようは Exchange 上に共有メールボックスを自動作成できる機能です。そのメールボックスはサイトからリンクされるだけでなく、サイトの権限が自動的に同期され、実質的にサイトコンテンツの一部になります。また、自動的に Outlook に接続され、クライアントからメールを確認することもできるため、非常に使い勝手が良いです。

例えば、ある顧客に関連した情報をまとめるサイトを作成します。タスクやスケジュールはリストで、提案書などはドキュメントライブラリで管理します。そして顧客とのメールでのやりとりはすべてサイトメールボックスに格納すれば、フロー情報からストック情報まで、網羅的に蓄積することが出来ます。

注意点としては、サイト権限との同期は「そのサイトの既定 SharePoint グループ（メンバー、所有者）のみ」という点でしょうか。個別設定されたユーザーやグループは、サイトメールボックスを参照できません。

そして、SharePoint Online ではもうひとつ、留意点があります。

「外部ユーザー」は、グループやアクセス権設定の如何によらず、サイトメールボックスを参照することができません。サイトメールボックスを参照しようとすると「ゲスト アクセスはサポートされていません」と見事に拒否されます。

公式の Use a site mailbox to organize email for a team or project にも、明記されています。覚えてさえいれば、まあ、どうということはないのですが…忘れていると（僕のように）痛い目を見ます（苦笑）

NOTE External team members cannot use site mailboxes.

外部ユーザーは、外部の関係者とコラボレーションを容易にする Office 365 の特徴的な機能だけに、ちょっと残念ですね。

関連：SharePoint 2013 サイトメールボックスと Outlook の接続。削除と再接続。

今回で三回目となる SharePoint / SharePoint Online のユーザー会「Japan SharePoint Users’ Forum」を 11月20日（木曜）に開催します。参加者募集中です。

このユーザー会は「なにかと一人で悩むことになりがちな SharePoint（SharePoint Online）担当者同士の情報交換ができればいいのに」という、私自身の問題意識をベースに、ADS様、AvePoint様、Microsoft様、そして今回からはソノリテ様にもご協力頂き、開催しています。いわゆる「セミナー」ではなく、ディスカッション（意見交換）を中軸に据え、参加人数もそれを前提に制限しています。

あまり他に無いタイプのユーザー会ではありますが、幸い、第一回、第二回と参加頂いた方々からはとても好評です。本会の後に開催する懇親会も、非常に盛り上がっています（むしろ懇親会の方が本番、という声すら）。

より詳しくは弊社リリースを見て頂けると、雰囲気が掴めるかと思います。

日本 SharePoint ユーザー会（JSPUF）第二回本会を開催しました
日本 SharePoint ユーザー会（JSPUF）第一回本会を開催しました

第三回は 11/20（木）の開催です。詳しくはこちらの弊社リリースにて。ひと月ほど先になりますが、定員も多くありませんで、ぜひ早めに参加申し込みを頂けると嬉しいです。

日本 SharePoint ユーザー会（JSPUF）第三回本会の開催について

なお、Microsoft 公式の SharePoint 関連イベントページにも掲載頂いています。

お申し込みは、上記リリースから！お待ちしてます。

SharePoint 支援ツール「Sharegate Governance」を使って、特定の（あるいは複数の）サイトコレクションにある SharePoint グループとそのメンバーを列挙する方法を紹介します。

Sharegate は、カナダの SharePoint MVP ベンジャミン氏率いるデベロッパーで、SharePoint のコンテンツや設計を環境を跨いで右から左にコピーできるツール「Sharegate Migration」を提供しています。その Sharegate 社から最近リリースされたのが「Sharegate Governance」。ガバナンスと言うとご大層ですが、これは「SharePoint 管理に役立つ」くらいの意味に考えてください。

Sharegate Governance は、簡単に言ってしまうと以下ができるツールです：
1. あらかじめ登録した複数の SharePoint 環境を、エクスプローラーで俯瞰できる。
2. GUI で自由にクエリを組み立て SharePoint から情報をひっこぬくことができる。
3. アクセス権限についてはツール上から置換もできる。

如何ですか？うーん、ちょっとピンときませんね。これ、強力なツールなのですが Sharegate Migration に比べるといかんせん、いまいち用途が判りにくいんですよね。

そこで、前置きが長くなりましたが、このツールを使って「SharePoint グループの一覧＋その中に入っているメンバー」という情報を SharePoint から抜いてみます。

簡単ですよ？

まず、Sharegate Governance を起動します。最初［Explore］を開いて、対象となる環境と、そのアクセスに利用するアカウント/パスワードの登録です。

今回は Office 365 なので、サイトURLを入れたら［Advanced（詳細設定）］をクリックして、手動認証（Manual）を選択。ID をパスワードを入れて［Connect（接続）］です。

一度登録したサイトは保存されるので、これは最初の１回だけで OK。なお、登録サイトはこんな風にエクスプローラー風に、その中（コンテンツだけでなく各種設定や設計情報まで）参照できます。ここから該当サイトを開いて設定を変えることも可能。

なお、留意点として Office 365 の場合、ルートである「チームサイト」のURLで接続してしまうと、個人用サイトを含むテナント全体を管理することができません。URLではなく、テナントのドメインを指定して接続してください。

さて。次に、一旦 HOME に戻って、今度は［Find（探す）］を開きます。この［Find］こそが、Sharegate Governace の真骨頂。いわゆる GUI ベースのクエリビルダーです。英語なこともあり、ちょっと馴れがいりますが、使いこなすと強力です。

対象として［Group（グループ）］を、取得情報として［Members（メンバー）］を指定します。Conditions（条件）は今回特に指定しません。［Next］で次に進みます。

取得する先を選択して［Next］。なお、大きなチェックは「単対象」、小さな二重チェックは「配下を含む」を意味しています。

クエリが実行され、結果が一覧で表示されました。

結果を全選択して［Export］で、エクセルに出力することが出来ます。また、右下の［Edit selected items（選択したアイテムを編集）］からは、それらのグループに特定ユーザーを一括追加、または削除することもできます。

一般的には、こうした管理情報は PowerShell スクリプトを組むことで、（技術的にな意味で）容易に取得することができます。しかし、開発者ならともかく、一般ユーザー、あるいはコンテンツを管理する現場キーマンにとってはちっとも「容易」ではないのも実情です。

そこで、こうした汎用ツールを活用することで、日々の SharePoint 管理に必要な情報を、システム部門に依頼する必要もなく取得できる、というのが、この Sharegate Migration のミソだと思います。

製品に関するお問い合わせ、お見積りのご依頼は弊社まで。

Sharegate 公式サイト
Sharegate Governance ページ（紹介動画あり）

SharePoint リストやライブラリの列を、例えば JavaSvcript などで操作しようとすると、必ずその列の内部名が必要になります。これを簡単に調べる方法です。

基本的には以前のエントリ「SharePoint 2010 でリストや列の GUID/内部名を調べる方法」と同様なのですが、ダウンロード最小化戦略がアクティヴなサイトでは利用できない点が、要留意ポイントです。

内部名と表示名

リストやライブラリの「列」（英語だと Column）は作成時に名前をつけます。しかしこの名前後からでも変更できています。便利ですが、システム的な処理を行うには不便です。そこで、SharePoint は、実際に目にする「表示名」意外に、作成時に決定されて、後から変えることの出来ない「内部名」をもっています。

内部名は、列を作成した際に自動的に決定されます。基本的に最初の列名＝内部名、なのですが、残念ながら日本語（2バイト文字）は内部名にできないため、エンコードされ意味不明な記号になってしまいます。わかりやすい内部名が欲しい場合には、最初に列名を半角英数字でつけるのがミソです。

内部名を簡単に調べる方法

その列が表示されている画面を表示します。リストアイテムなら表示フォーム、ライブラリならファイルの［プロパティの表示］でプロパティ画面です。

右クリックしてソースコードを表示させます。検索（CTRL + F）で、列の表示名をキーワードにして検索します。ヒットした周辺にある FieldInternalName=”xxxxxxxxxxxx” がその列の内部名でになります。この例なら「タイトル」の内部名は「Title」です。

ヒットしない？「ダウンロード最適化戦略」が原因かも

ただ、上の手順で検索してもヒットしないことがあります。その原因は、おそらくサイトで「ダウンロード最適化戦略」が有効化（アクティブ）されていることです。

ダウンロード化最適化戦略機能は、ユーザーがページを遷移するたびに全ての情報を読込むのではなく、前のページとの差分だけをロードして「書き換え」し、表示速度を向上する─という、ちょっとスゴい機能です。 SharePont 2013 で追加された新機能で、SharePoint Online でももちろん利用できます。

ただ、新機能にはありがちではあるのですが、トラブルも少なくなく、残念ですが、基本的にはオフにしておくことを推奨しています（私が 笑）。

サイトの設定から［サイトの機能］を確認して、ダウンロード化最適化戦略機能が［アクティブ］の場合は、これを無効化してください。その上で、改めてソースを検索してみてください。

このエントリは Office 365 Advent Calendar 2014 としてお送りしました

昨日のエントリ：もくだいさんのITよもやま話 先行リリース機能 を利用してみましょう
明日のエントリ：kosuke.kuromiyaさん：
OneDrive for Business の「外部共有」機能を制限する
Office 365 Advent Calendar 2014

SharePoint Online（SharePoint 2013）で遭遇したちょっとしたバグ（あるいは仕様）について。API経由で SharePointグループの説明を取得あるいは更新しようとすると、なんだかオカシナことになります。

折角の Office 365 Advent Calendar なのにこんなネタでいいの？と思いつつ、でもよく考えたら前回も大した内容じゃなかったですね（苦笑）自身の備忘録も兼ねて。

SharePoint グループの「説明」、利用してます？

SharePoint グループには、作成時に「説明（Description）」を設定することができます。サイト作成時に固有のグループを作成した場合には、デフォルトグループにはあらかじめ説明が入っています。

説明はなくてもいいのですが、SharePointグループ一覧に表示されるので、書いておいた方が後で何かと捗ります。特にテストで作成するグループは、必ず「後で削除してOK」ということを書きましょう。

API 経由で SharePoint グループの説明を取得する

さて、SharePoint はブラウザ上からだけでなく、API 経由で外からほぼ何でもできてしまうのが優れた点のひとつです。 SharePoint 2013 からは REST にも対応し、より（判っている方には）容易になりました。

例えば、以下のような記述で、説明文を抜くことが出来ます。もちろん、太字の部分は環境に合わせて適宜変更が必要です。

https://owlseye22.sharepoint.com/sites/yamanaka/prtest/_api/web/sitegroups(20)/description

これをブラウザのURL欄に入れて実行すると、SharePoint から XML 構文で SharePointグループの説明が返ってきます。

説明文が実際と違う

ただ実はこの結果、どうにもおかしい。上の画像では、いわゆる固有 SharePoint グループの初期値が表示されているのですが、実際にはこのグループの説明文は（すこしだけですが）編集されています。つまり、実際に画面に表示されている（設定されている）内容と、API 経由で取得される内容が違うことに。

ためしに、固有グループでなく、新らしく作成した SharePoint グループを取得してみると…

何も帰ってこない（ブランク）よっ！？

これはバグですねぇ

ちなみに CSOM で説明を SET してみたところ、変更に成功。変更後の内容もは CSOM で取得できました。しかし、ブラウザで確認してみると、実際の「説明」には反映されず…。おそらく、API が Description ではないどこか別のスキーマを参照/編集してしまっているのではないかと思います。

ちなみに、オンプレミス版の SharePoint Server 2013 ではまだ確認していないので、もしかしたら SharePoint Online 限定かもしれません。

このエントリは Office 365 Advent Calendar 2014 としてお送りしました

昨日のエントリ：第１０回 Office365勉強会 のごあんない
明日のエントリ：Office 365 を家族で使おう。親戚に展開できるかな？
Office 365 Advent Calendar 2014

エンドユーザーにどうしたら SharePoint を気持ちよく利用してもらえるのか？は、SharePoint 担当者にとり、世界共通の悩みのようです。この点について、カナダのデベロッパー Sharegate 社のブログにとても示唆に富むエントリが投稿されていましたので、和訳しつつ紹介します。

エンドユーザは SharePoint が嫌い？

SharePoint、または SharePoint Online は必ずしも「使いやすい」システムではありません。大きな目で見ると、合理的で優れたグループウェアではあります。しかし、いちエンドユーザーとしては、用語がとっつきにくかったり、GUI が冗長だったり、細かなカスタムが難しかったり…。「イラッ」っとするシーンはまま（沢山？）あります。

さらに、SharePoint は欧米のワークスタイルを前提に開発されているため、日本人としては、どうにもチグハグさが拭えないことも。なにせ、私たちが大好きなのは「業務最適化」「かゆいところに手が届く」「いたせりつくせり」システムですから。

SharePoint であれ SharePoint Online であれ、導入して即エンドユーザーが「おお、これは素晴らしいシステムだ！大好き！毎日つかうよ！」とラブコールしてくれることは、残念ならがあまりありません（苦笑）

悩んでるのは日本人だけじゃない

さて。とはいえ、世界の SharePoint 管理者やコンサルタントとお話ししてみると、この「如何に SharePoint をエンドユーザーに普及させるか（ユーザーアダプション）」について悩んでいるのは、どうやら日本だけではないようです。

文化的な要因から多少、日本人の方がハードルが高い気がしますが、悩みそのものは世界共通といってもよいくらいです。

SharePoint を好きになってもらおう！

さて。前置きが長くなりましたが、この点について Sharegate ブログにとても興味深いエントリが投稿されていました、和訳してご紹介します。

Sharegate は、SharePoint MVP であるベンジャミン率いる、カナダのデベロッパーで、Office 365 にも対応するコンテンツコピーツール「Sharegate Migration」、管理ツール「Sharegate Management」を提供しています（弊社でお取り扱いしてます！）

以下、日本語訳。ただし、ものすごい意訳です（笑）。趣旨がわかりやすいように、文章をかなり弄ったりもしているので、興味がある方はぜひ原文も参照してください（7 Ways to make your users addicted to SharePoint [Infographic]）。 各項目に用意されたユーモア溢れるイラストも素敵です。

7 Ways to make your users addicted to SharePoint

1）トレーニング
ユーザーにトレーニングを提供しましょう。SharePoint で何ができるのか？どうしたらできるか？この二点について理解できていなければ、エンドユーザーにとり SharePoint を使う意味も価値もありません。SharePoint の基礎を解説するビデオは良い方法かもしれません。

2）見栄え
見栄えがよければ、そのぶんだけユーザーも SharePoint を使う気になってくれます。もし SharePoint サイトが猫みたい可愛いかったら？まあ邪見にはしませんよね。デザインの改善については、きちんとノウハウをもった「SharePoint デザインのエキスパート」にお願いすることが大事です。

3）健全な環境
動作が遅かったり、止まったり、エラーが頻発する SharePoint は印象がよろしくありません。それだけで使いたくなくなります。SharePoint が最善のパフォーマンスを発揮するよう、きちんと監視してください。標準機能でたりなければ、アドオンツールも利用して（そう、Sharegate とかね！）

4）わかりやすいサイトとコンテンツ構成
情報がきちんと整理整頓されてさえいれば「どこになにがあるか」がすぐ判ります。エンドユーザーも「おお SharePoint は役に立つじゃないか！」と好感をもってくれます。

5）エンドユーザーの声をきこう！
常に SharePoint の何が良くて何がダメなのか、エンドユーザーに聞くことです。彼らは毎日 SharePoint を使っているのですから。気軽に短時間で回答できるオンラインアンケートは用意方法です。

6）辛抱強く、寛容に
無理強いはだめです。急ぐのも良くありません。エンドユーザーが新システムに慣れるには、それなりに時間も必要です。SharePoint が「エンドユーザーのためのプラットフォームである」ことを常に心がけていれば、少しづつ、良い結果が得られるようになります。焦る気持ちはわかりますが、まずは落ち着いて。深呼吸して。いっそ瞑想もいいかもしれません。

7）自分に問いかけよう
「あなた」は SharePoint が好きですか？どう思ってますか？自分の「本当の気持ち」に気付いてますか？案外、ひとは自分自身を理解していないものです。少しだけ時間をとって、自分なりに SharePoint の良いところ、悪いところをを整理してみてください。それがエンドユーザーと本音で向き合うための秘訣です。

いかがでしたか？

いわれてみると、どれも当然のことではあるのですが。ただ、普段からこれらすべてを意識して行動できているか、といわれれば難しいところです。特に 6、7番は私も「確かに！」と思いました。

結局のところ「何の為の SharePoint なのか」を明確にして、その価値がエンドユーザーにきちんと伝わるよう、地道な努力を続ける。急がば回れ、ということなのかもしれません。

このエントリは Office 365 Advent Calendar 2014 としてお送りしました

昨日のエントリ：【Office365】HDE One セキュアブラウザ for PC
明日のエントリ：nana4gontaの日記 なぜOffice 365を使い始めたか
Office 365 Advent Calendar 2014

先日、NTT DATA 様のセミナーで講演させて頂いた内容についてご紹介＋スライドだけでは意味が通らない部分もあるので、少し補足したいと思います。

※ 当日セミナーに参加頂きました皆様、ありがとうございました。

おおむね SharePoint Online のお話しです

このスライド「Office 365 のセキュリティ対策（情報管理）8つのポイント」は先日、NTT DATA 様主催のセミナーで Office 365 を導入検討中、あるいは導入したばかり、という方を対象に離させて頂いたものです。

一般的に「セキュリティ」の話となると、どうしてもデバイス制御やネットワークなど「技術」の話になります。しかし、このセッションではそこから半歩引いて、より一般的な「情報を管理する」という視点から Office 365 でまず気を付けて欲しいポイントを 8 つご紹介する、という流れでです。必然的に、その大半が SharPoint Online 関連です。

8 つのポイント

1.Office 365 へのアクセス（認証）
2.SPOL のアクセスログ（監査/コンテンツ活用）
3.外部ユーザーの招待
4.OneDrive for Business
5.Information Rights Management
6.ニュースフィード / Yammer（ソーシャル）
7.プロフィールと顔写真（ユーザー情報）
8.サイトコレクションの管理者

各ポイントの詳細は、スライドを見てもらえればと思いますが、この中で特に重要なのは、やはり二番。アクセスログです。なぜならその機能は標準で無いから（汗）。この制約を、他社ソリューションや運用も含めて、いかに自社業務アダプトしつつ Office 365 を利用するか、が、最初に考えるべきポイントになります。

それに次いで、影響が大きい 1（認証）、3（外部ユーザー）、8（サイトコレクションの管理者）でしょうか。

利便性と管理/統制は相反する

このセッションで一番お話しした、ある意味裏テーマ（笑）がこれ。 Office 365 に限らず、利便性と管理性は背反する、ということです。もちろん、テクノロジー（IT）でそのギャップをある程度埋めることはできるのですが、本質はかわりません。

こと Office 365 については、企業内設置型（オンプレミス）の同製品が存在するので、それがいっそう鮮明になります。クラウドならでは、という利便性を追求するほど、従来オンプレミスで享受できていた利点（厳密なセキュリティやカスタマイズ等）スポイルされてしまう。

あえてすべてをクラウド側に寄せてしまう！という選択ができれば良いのかもしれませんが、現実にはなかなか難しい。かといってクラウドの可能性をすべて捨てて、オンプレミスに籠ってしまうのも、勿体ない。

そこでハイブリッド構成です？

こんなとき、Office 365 には「両方使う」という選択肢があります。そう、ハイブリットです。クラウドの利点＋オンプレミスの長所の良いところどり。

例えば、上で挙げた「SharePoint Online では閲覧ログがとれない」という問題も、 厳重な管理が必要な情報とそうでな情報を別け、前者はオンプレミスでがっちり管理する、後者は利便性優先でクラウドの SharePoint Online で、という使い分けができます。

もちろん、ハイブリッドもよいことばかりではありません（運用負荷など）。その点は注意が必要です。しかし、幅広い選択肢あることは悪いことではありませんし、それこそが Office 365 ひいては Microsoft 製品最大の利点なんじゃないか、と個人的には思います。

リスク vs リータンで考えよう

そもそも論ではありますが、Office 365 を検討するにあたり、最も重要なのは「自社は何を期待して Office 365 を採用するのか」が明確であること、です。つまり Office 365 を利用することによるビジネスメリットは何か？という話。何故なら、これが明らかでないと「そのビジネスメリットを得るために、どこまで他のリスクを許容できるか？」の判断ができないからです。

わたしたちは「リスク」と言われると、どうしても全て叩いて潰さないといけない気分になりがちです（苦笑）が、クラウド（実態として SaaS）である Office 365 を検討するあたっては、そのアプローチはお勧めしません。従来のオンプレミス型システムと比較すれば、クラウドは（オンプレミスが得意とする領域については）限界があって当然なのですから。

あれが出来ない、その機能がない、これが駄目…使えない！
ではなく。

Office 365 で得られるビジネスメリット vs Office 365 のデメリット

これがプラスになるかどうか？を精査して、そこあら判断するのが、おそらく正しいアプローチだろうと思います。

とはいえ、仮に上の収支がプラスになりそうだったとしても、いくつかのデメリットは許容しにくい、ということは往々にしてあります。そんなとき、Office 365 ならではのハイブリッド構成が、有力な選択肢の一つになる筈です。

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昨日のエントリ：LightSwitch / Access / Project Siena – SharePoint 開発ツールを比較してみる
明日のエントリ：ー
Office 365 Advent Calendar 2014

Microsoft から公式に次バージョンである SharePoint Server 2016 のアナウンスがありました。今年の後半にはリリースされるとのこと。

公式情報は Office Blogs に投稿されました。
Office Blogs : Evolution of SharePoint

関連情報はこちら。
ZDNet : Microsoft reconfirms it will deliver an on-premises SharePoint 2016 release
Neowin : Microsoft announces SharePoint Server 2016, coming later this year

日本語での報道
ZDNet Japan : MS、「SharePoint Server 2016」を2015年後半にリリースへ

いまとのころ Office Blog が最も詳細な、そして唯一の情報ソースですね。ざっと眺めてみると（英語ですが）、ハイブリッド構成への注力、Office Graph や Delve を含む高度な検索、Videos をはじめとするポータル機能の強化、などが強調されています。

これらの内容は、必ずしも目新しくありません。基本的には、すべて Office 365（SharePoint Online）のロードマップとして従来からアナウンスされているものですし、その一部はすでに実装されているからです。まずクラウドに実装し、そこからオンプレミスに展開する「クラウド・ファースト」が着実に徹底されていることを改めて感じました。

とはいえ、Office 365 の部分的なアップデートとは違い、SharePoint 基盤そのもののメジャーアップデートです。なにがどう変わるのか？ オンプレミスの 2013 からのアップグレードパスは？その難易度は？（苦笑）とても気になるところです。

残念ながら、まだ具体的な情報はありません。やはり 4 月にシカゴで開催される Microsoft Ignte での発表、ということになるかと思います。

リンクに file:// を使うことで、社内ポータルからファイルサーバーのフォルダを開くことができるのですが、SharePoint 2013/SharePoint Online の「注目リンク」では file:// が無効にされてしまいます。そこで、これを利用する迂回策です。やや無理矢理ですが。

注目リンクリストに、\\Server\folder を設定しました。自動的に file:// 形式に変換されますが、この時点ではきちんと動作します。

クリックすると、エクスプローラーでリンク先フォルダが開きます。

しかし、これを Webパーツでタイルとして表示させると…クリックしても反応がありません。

これでは困りますので、古典的な方法で迂回することにします。テキストに以下のような HTML コードを書いて、HTML ファイルとして保存します。文字コードは UTF-8 を指定してください。あ、もちろんリンク先の URL は適宜書き換えます。

<hrml>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
<meta http-equiv="Refresh" content="0; URL=file://seven/share">
</head>
<body>
<p>
ファイルサーバーを開きます。<br>
この画面は閉じて大丈夫です。
</p>
<javascript="alert('hoge');"></javascript>
</body>
</html>

このファイルを開くと、ヘッダーに仕込んでリダイレクトが動いて、エクスプローラーが立ち上がります（IEの場合）。

あとは、このファイルをどこかのライブラリにアップロードしておいて、その URL を注目リンクに設定するだけです。もちろん、そのライブラリ（のファイル）は、全ユーザーから閲覧可能にしておいてください。

ただ、注意点がひとつ。SharePoint Online では、ファイルの拡張子を .htm ではなく .aspx にする必要があります。これは、SharePoint Online の場合、サーバー側の設定で html ファイルをサーバー上で実行することができないから。この設定をユーザー側で変更することはできません。

白い画面がブラウザに残ってしまうのが気持ち悪いとか、細かな点ではいろいろあると思うのですが、そのあたりは Javsascript を使って前の画面に戻したり、閉じたり、といろいろ工夫できると思います。

Office 365 でテナント管理者がユーザーを削除すると、そのユーザーに関連付いた情報はどうなるのか？実際にユーザーを削除して確認してみました。結論としては「概ね大丈夫、ただし OneDrive for Business の扱いは要検討」です。

SharePoint Online には、さまざまなファイルはや情報（＝コンテンツ）が蓄積されます。しかし、あるユーザーが退職して削除されたら、そのユーザーが関わった情報はどうなるのか？これは重要です。そこで、実際に試して確認してみました。

詳しくは上のスライドにありますが、簡単にまとめると：

1. 基本的に情報や各種設定はすべてそのまま残る。
2. ソーシャル系は一部表示がおかしくなる。
3. OneDrive for Business はユーザーが完全に削除されるまでは保持され、アクセスできる。

つまり、重要なのは OneDrive for Business のデーターをどうするか？ということになります。

管理者がユーザーを削除すると一旦［削除済のユーザー］としてごみ箱のような扱いになり、そこから 30日が経過すると完全削除です。これとともに OneDrive for Business のデーターも削除されます。この間に、ユーザーの OneDrive 4B にあるデーターについて、今後も必要なものは別ユーザーの OneDrive 4B、或いはチームサイトのライブラリなどに退避する必要があります。

ファイルの退避には、ドラッグ＆ドロップでのダウンロード、OneDrive for Business クライアントでの同期、などの手段が考えられますね。ただ、いずれもかなり手間です。そもそも、どんなファイルが、誰に権限を設定されているのか？を確認するのも大変です。この辺りをスマートに行うには、サードパーティ製のソリューションの採用も一つの方法だと思います。

ちなみに、宣伝になってしまいますが、コンテンツの棚卸しには弊社取扱いの「SharePoint 権限レポーター」が便利です。また、ファイルのコピーは同じく Sharegate Migration というツールを使えば、権限や更新日時、バージョンなどまで維持したままの退避ができます。ご興味ある方は、ぜひご相談くださいませ。

オンプレミス / Office 365 対応の SharePoint 管理支援クライアント「Segregate Management」を利用して、SharePoint Online に招待されている外部ユーザーを抽出します。

SharePoint Online の独自機能である「外部ユーザー」は、Microsoft アカウントまたは Office 365 の他テナントのアカウントさえあれば、自社環境に他社ユーザーを招待できる、とても便利な機能です。しかも無償、無制限。

外部ユーザーの招待は便利だけど…

しかし、便利なだけに、やはり管理面が気になります。テナント全体、サイトコレクション単位で有効/無効を指定できますが、有効化したサイトコレクションのどこで、どのユーザーが招待されているのかは、随時把握しておきたいところ。

標準機能では、Office 365 管理ポータルの［外部共有｜サイト］から各サイトコレクションに設定された外部ユーザーを確認することが。ただ、サイトコレクション単位な上、動作も遅く、あまり便利とは言えません。PowerShell スクリプトで Get-SPOExternalUser コマンドを利用する方法が一般的ですが、これを少々ハードルが高い、と感じる方もいるでしょう。

そこで、サードベンダー製の SharePoint 管理支援ツールである「Sharegate Migration」（有償）を利用して、外部ユーザーの一覧を取得する方法をご紹介します。

Sharegate Management での一覧抽出

Sharegate を起動します。左のナビゲーションから［Report］を選択。

右上の検索ボックスに外部ユーザーを意味する「external」を入力します。既存レポート［External Users］が表示されます。ちなみに、既存レポート一覧に無いレポートは、［Add Report］や［Find］から新規作成することができます。

次に、対象を選択します。ここでは OneDrive for Business を含む、テナント全体を選択しました。まだテナントが登録されていない場合、左上の［＋］からアクセスに使うユーザーアカウント/パスワードとセットで指定します。特定のサイトコレクションを個別に複数指定することも可能です。あまりないかもしれませんが、複数テナントを同時実行することもできます。

［Run］をクリックするとレポートが実行され、外部ユーザーの一覧が表示されます。

結果は、全選択して[Export]でエクセルに出力することが出来ます。

レポートの条件や結果を少しカスタマイズしたい場合には、画面上の［Change Filters or Columns］をクリックして編集します。ここでは、検索結果にメールアドレスとアカウントを表示させるよう指定しました。

カスタムしたレポートは、［Save］から新しいレポートとして保存しておくことが出来ます。

日々のお仕事が楽になる（かも）

Sharegate Management は「Sharegate」の機能の一部で、コンテンツマイグレーション（サイトや環境、バージョンを跨いだ情報のコピー）の Sharegate Migration とセットで販売されています。Migration も非常に便利なツールですので、ぜひ試用版で試していただると嬉しいです。

Sharegate に関するお問い合わせ、お見積りのご依頼は弊社まで。

Shaergate
http://en.share-gate.com/

Office 365 で利用できる「いかにも日本人ニーズ！」なソリューションが QES 社からリリースされましたのでご紹介。柔軟に組織階層とグループを定義して、Exchange に登録されたメンバーの予定をまとめて確認できます。SharePoint アプリ＋ Azure 上の本体（SaaS）という実装で、月額幾らでの契約になります。

Office 365 / SharePoint Online は、オンプレミスで「開発」された従来の各種ソリューションがほとんど利用できず、標準機能を越えたニーズになかなか対応できないことが難点でしたが、このところようやく、対応製品が増えてきました。

グループウェアパッケージ for Office 365
QUICK子会社、「グループウェアパッケージ　for　Office　３６５」を販売開始

この QES 社のソリューションで何ができるか、というと「スケジュールの共有」です。Exchange Online と Outlook だけは使い勝手が悪い（と言われがちな）、組織別/グループ別のスケジュール管理ができます。Active Directory（通常のユーザー管理）とは別に組織階層やグループ定義をもつことができるため、より柔軟な組織階層やグループを組めます。「兼務」にも対応可能です。

実装としては SharePoint Online上 の「SharePoint アプリ」ですね。各種設定や組織情報などはすべて SharePoint Online に保存されていますが、プログラム本体は QES が Azure 上にホストしているサーバーで動いていて、SharePoint 側では結果だけ貰うイメージ。予定データそのものは、もちろん　Exchange Online です。

グループでの予定共有はこんな感じ。縦にメンバーを並べ、横にスケジュールの一般的な形式ですが、このソリューションのポイントは「組織階層、組織、グループを柔軟に Active Directory（通常のユーザー管理）とは別に定義できる」ところです。

行き先掲示板機能。こちらも機能としては普通ですが、ユーザーが組織を階層で辿り、グループをパシパシ切替えて使えるのがミソです。

価格はユーザー数により異なりますが、ある程度まとまると 100円/ユーザー/月。これが高いか、安いかは会社次第ですが、個人的には頑張った感じではないかと思います。なお、契約は（月ではなく）年単位なので、そこだけ留意が必要ですね。

Office365 / SharePoint Online 上でグループスケジュールを管理したいけど標準機能ではちょっと足りない…という方。選択肢のひとつとして検討してみては如何でしょうか。

バージョン管理機能を有効化したドキュメントライブラリで、メジャーバージョンを発行したら、過去の下書き（マイナー）を自動的に削除してくれる処理を、SharePoint 標準のワークフロー機能を利用してつくってみます。簡単です。

SharePoint のライブラリでバージョン管理を有効化すると、Office ファイルを編集する都度、自動的に過去バージョンを保存してくれます。いつでも過去バージョンの内容を参照でき、戻すこともできるので、きちんとしたドキュメント管理を行うのにとても便利です。メジャー/マイナー（下書き）の区別ができるのもポイント。

バージョン管理をワークフローで補完する

ただ、バージョン管理をはじめると、延々とメジャー/マイナーバージョンが溜まっていくのが悩みのタネです。まあ、特に問題はないのですが、不要な過去バージョンの下書き（マイナー）は削除しておいたほうが色々と捗ります。

SharePoint 2013（現行の SharePoint Online）では、［バージョン履歴］から［マイナーバージョンを削除］をクリックするだけで、この作業を一括で行うことが出来ます。

ただ、当然ですがファイル単位に行う必要があります。沢山のファイルを管理している場合、徹底するのは難しそうです。そこで、いっそのこと自動的に実行させましょう。SharePoint の標準機能である「ワークフロー」を活用して、これを実現してみます。

SharePoint Designer 2013 でワークフローを設計する

まず、SharePoint Desinger 2013 で当該サイトに接続し（SharePoint Designer は SharePoint のバージョンにあったものを用いる必要があります）。［リストワークフロー］から、ワークフローを配置したいライブラリを選択。

判りやすい名前を入力［OK］。なお［プラットフォームの種類］は「SharePoint 2010 ワークフロー」を選択します（理由は割愛）。

条件とアクションをこんな風に設定します。「履歴リストに～を記録する」は、その方が動作確認がしやすいので配置していますが、無くても問題ありません。「ワークフローを停止して～」も同じ理由です。必須ではありません。

最低限にすると、実はこれだけ。ね、シンプルでしょう？（笑）この設計のミソは、メジャーバージョンは必ずバージョン番号が「xxx.0」になることを利用して、メジャーバージョンが発行されたら、という条件をつくっている点です。

ちなみに、こうした自動処理の為のワークフローは頻繁に動くため、設計は小さければ小さいほど望ましいです。テスト段階ではコメントを入れておいて、完成したら、それらを削除して、設計を簡素化にするのがお勧めです。

さて、［ワークフローの設定］から、開始オプションを設定し、ファイルが編集された時に自動的に動作するようにします。

最後に［発行］を忘れずに。

これで完成です。このワークフローが動いている（バージョン管理を有効にした）ライブラリで、ファイルに変更があると、自動的にワークフローが動きます。その変更が、メジャーバージョンの発行だった場合、ワークフローの処理で…

これが…

はい、スッキリ綺麗になりました。

ご利用（活用）は計画的に

SharePoint の「ワークフロー」は、その名前から誤解を招きがちなのですが、こうしたちょっとした自動処理の仕掛けをつくるのに適しています。半面、あまり難しい、厳密な、重い、ミッションクリティカルな仕組みにはあまり向きません。便利なのですが、あまりに何にでも使ってしまうと、運用や管理面で難がでてきます。このあたり、やはりシステム管理者が、事前にある程度方針を定めておいたほうがいいでしょうね。

公開されている Office 365 のロードマップによると、先日発表された「コンプライアンスセンター」との絡みで、OneDrive for Business だけでなく、SharePoint でもユーザーの閲覧やダウンロードを含む含む各種アクションが記録できるようになる（機能を開発中である）ようです。

Office 365 Roadmap というサイトをご存じですか？ Microsoft（Office 365）公式のサイトで、近日リリースされる予定の機能や、開発中の機能がまとめられています。中には「断念（Cancelled）」という残念なカテゴリもあるのですが（苦笑）

http://roadmap.office.com/en-us

さて、その「開発中（In Development）」カテゴリに「User Activity Reports」という項目があります。文字通り「ユーザーのアクション履歴」。まさに SharPoint Online 待望の機能です。

あれ？実は、以前このサイトを確認した際には、「OneDrive for Business user actions」について（だけ）レポートができるようにする、という内容でした。それを見て「何故、SharePoint に対応しないんだ！？」と悲鳴を上げた記憶があります。

しかし、現在の記述を見る限り。

User activity reports will allow you to audit SharePoint and OneDrive for Business user actions such as views, edits, deletes, downloaded files, and sharing of files. These reports will be available in the Compliance Center.

明らかに SharePoint も対象になっていますね！先日アナウンスされた、コンプライアンスセンターとの絡みで本格的に情報が公開されたか、あるいは開発範囲が広がったのではないかと思います。

素直に読むと、ユーザーの「閲覧」や「ファイルのダウンロード」についてもきちんとレポートされる模様。これは朗報です。

とはいえ、「開発中（In Development）」から「断念（Cancelled）」になった先例もありますし、なにより何時リリースされるかについても全く不明です。できればすぐにでも欲しい機能なんですけどね～（苦笑）

このあたり、現時点で利用できる対応手段（サードパーティ製ソリューション）についても、別の記事で書きたいと思います。

…
TechNet : Office 365 コンプライアンス センター